Assistant(e) de direction secrétariat général

Permanent

Date de publication : 15/11/2023

Date d'expiration : 12/12/2023

Nom de l'entreprise : Communauté de communes des Balcons du Dauphiné

Description du poste

La communauté de communes des Balcons du Dauphiné est une intercommunalité dynamique au service de 47 communes et 78 000 habitants.

Cette jeune collectivité, attachée aux valeurs de solidarité, de respect et d’égalité, dispose d’orientations politiques ambitieuses pour accompagner les transitions tout en garantissant le développement territorial durable grâce à des services publics de qualité et dans un esprit de coopération avec les communes.

L’institution a comme objectifs de renforcer ses capacités managériales et de pilotage des projets, d’élever le degré d’expertise des services et de développer la transversalité.

Elle s’est dotée d’un secrétariat général qui a en charge, par le biais de différentes cellules :

• la structuration de l’assistance du président et de son cabinet, de la direction générale des services, des directions générales adjointes et des directions,
• le développement des process afin de stabiliser l’organisation,
• le pilotage de la questure,
• la structuration du processus décisionnel,
• l’apport des moyens généraux aux services,
• le développement de la relation et du partenariat avec les communes.

Le secrétariat général est placé sous la responsabilité d’une secrétaire générale et est aujourd’hui composé de 11 agents. Pour compléter cette équipe, la communauté de communes recherche

un(e) assistant(e) de direction en charge notamment du pôle transition ingénierie.

Au sein de la cellule méthodes et process, les attendus du poste sont :

• réalisation et mise en forme (parfois complexe) de travaux de bureautique
  • prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
  • rédiger les courriers,
  • réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • préparer des supports,
  • organiser le classement et l'archivage des dossiers,
  • rédiger des conventions de mise à disposition (bâtiment, matériel et site…)

• Suivi des projets et activités de la direction
  • intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
  • centraliser les engagements du pôle,
  • renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
  • accompagner la conduite des projets

• Accueil téléphonique
  • renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
  • adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
  •  recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

• Organisation et planification des réunions
  • rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur,
  • organiser des réunions,
  • respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
  • prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

• Participation à l’élaboration de process
  • élaborer des process,
  • rédiger des fiches méthodologiques

• Participation à la structuration et au pilotage de projets
  • faire des propositions d’amélioration,

conduire ou accompagner le pilotage de projet

Profil des candidats

Profil attendu :

Maîtriser l’expression orale et écrite, les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Maîtriser les techniques d’assistance administrative (prise de note, rédaction de courrier, gestion d’agendas…)

Maîtriser de façon approfondie les outils bureautique (word, excel, power point)

Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord

Connaître les techniques et outils de conduite de projet

Connaître l’environnement territorial

Connaître les procédures administratives de la communauté de communes serait un plus.

Savoir être :

Aisance relationnelle

Sens de la hiérarchie

Sens de l’organisation et de la rigueur

Capacité d’initiative et d’autonomie

Respect des règles

Discrétion

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas à faire parvenir votre candidature (CV et lettre de motivation) à :

Monsieur le Président de la Communauté de Communes des Balcons du Dauphiné

100 allée des charmilles

38510 Arandon-Passins

ou par mail : recrutement@balconsdudauphine.fr

La date limite des candidatures est fixée au 11 décembre 2023.

Poste à pourvoir au 1er janvier 2024 – ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou, à défaut, aux contractuels - Cadre d’emplois des rédacteurs.

Poste à temps complet : 37 heures sur 4,5 jours ou 5 jours, possibilité de télétravail

Conditions de rémunération : traitement indiciaire + RIFSEEP - participation mutuelle et prévoyance – tickets restaurant.

Des renseignements complémentaires peuvent être pris auprès de Claude Orcet, secrétaire générale au 07 72 50 26 92 – claude.orcet@balconsdudauphine.fr